1. Partes y objeto
Este contrato se celebra entre el cliente que contrata FacturaLibre (el «Responsable») y FacturaLibre SpA, RUT 78.513.033-2 (el «Encargado»). Forma parte de los términos del servicio y se acepta con ellos.
Su objeto es el tratamiento, por cuenta del Responsable, de los datos personales que el Responsable, su equipo o su contador ingresan en FacturaLibre o que FacturaLibre recibe a su nombre, para emitir, firmar, enviar al SII, entregar, recibir, conservar y exportar documentos tributarios electrónicos, y para los demás módulos que el Responsable use (cobranza, compras, honorarios, conciliación bancaria, contabilidad y asistentes de IA).
2. Duración
El encargo dura mientras esté vigente la suscripción del Responsable. Al terminar, el Responsable tiene 60 días para exportar sus documentos y sus datos.
Pasado ese plazo, el Encargado suprime los datos, salvo los documentos tributarios y sus XML, que conserva bloqueados, sin otro uso, hasta completar 6 años desde su emisión, para entregárselos al Responsable o a la autoridad si los piden. El Responsable puede pedir en cualquier momento que se los devuelva antes y que, cumplido el plazo legal, se supriman.
3. Finalidad e instrucciones
El Encargado trata los datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del Responsable, que son las que da al usar FacturaLibre: emitir un documento, enviarlo, mandarlo por correo a su receptor, copiarlo a su administrador, recibir las compras en su casilla, conectar un asistente de IA, exportar o borrar.
Al Encargado le está prohibido tratar los datos para un fin distinto, cederlos o comunicarlos a terceros fuera de lo que dice este contrato, venderlos, usarlos para publicidad o para elaborar perfiles, y usarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
4. Tipos de datos y categorías de titulares
Titulares: los clientes, proveedores, trabajadores y prestadores de servicios del Responsable; los pacientes, si emite boletas del rubro salud; los transportistas y conductores de sus guías de despacho; las personas de su equipo que usan el portal; y los contactos que aparecen en sus cotizaciones y cobranzas.
Datos: de identificación y contacto (nombre, RUT, dirección, comuna, giro, correo y teléfono); del detalle de cada operación (productos, cantidades, montos, condiciones y medios de pago, referencias); de carácter económico y comercial (saldos, pagos, cartolas bancarias, honorarios y retenciones); de transporte (patente, conductor); y, en las boletas de salud, el nombre del paciente u otro dato de salud que el Responsable escriba, que es un dato sensible.
5. Obligaciones del Encargado
Guardar secreto sobre los datos, también después de terminado el contrato, y exigirlo a cada persona de su equipo que tenga acceso.
Aplicar las medidas de seguridad del art. 14 quinquies, que hoy son: certificado y claves cifrados con AES-256-GCM; base de datos y respaldos cifrados con llaves propias; HTTPS con HSTS; segundo factor obligatorio para todas las cuentas; permisos por persona; acceso del equipo del Encargado con segundo factor y registrado en una bitácora que no se puede editar ni borrar; y pantallas sin scripts de terceros donde se escriben claves y códigos.
Avisar al Responsable, sin dilaciones indebidas y a más tardar dentro de 72 horas desde que la conozca, de toda vulneración de seguridad que afecte sus datos, con lo que se sepa de su naturaleza, los datos y titulares afectados y las medidas adoptadas, para que el Responsable cumpla sus propios deberes ante la Agencia y los titulares.
Ayudar al Responsable a responder las solicitudes de los titulares: si una le llega al Encargado (por facturalibre.cl/derechos o por correo), se la hace llegar al Responsable y le entrega lo que necesite para contestar dentro de plazo.
Poner a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar que cumple este contrato, y responder sus preguntas razonables sobre el tratamiento.
Al terminar el encargo, suprimir o devolver los datos como dice la cláusula 2.
6. Obligaciones del Responsable
Contar con una base legal para tratar los datos que pone en FacturaLibre y para encargar su tratamiento, e informar a sus titulares.
Si escribe datos de salud en sus boletas, contar con la base legal que exige la ley para los datos sensibles. FacturaLibre no lleva un registro de pacientes: el dato queda solo en el documento emitido.
Dar instrucciones conformes a la ley y no pedir al Encargado un tratamiento que la infrinja.
7. Destinatarios que el Responsable ordena
No son subencargados, porque los datos les llegan por orden del Responsable o de la ley: el Servicio de Impuestos Internos (el envío de cada documento); el receptor de cada documento y los correos que el Responsable registra para la copia; los asistentes de IA que el Responsable conecta (Claude, de Anthropic; ChatGPT, de OpenAI), que tratan los datos según el contrato que el Responsable tenga con ellos; y el contador o estudio que el Responsable vincula.
8. Subencargados
Al aceptar este contrato, el Responsable autoriza de forma específica y por escrito al Encargado a delegar parte del encargo en los subencargados de la lista de abajo, solo para lo que la lista dice. El Encargado responde solidariamente por lo que ellos hagan con el encargo, les exige por contrato obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este contrato, y no puede eximirse de responsabilidad por haber delegado.
Para sumar o cambiar un subencargado, el Encargado avisa al Responsable por correo con al menos 30 días de anticipación. Si el Responsable no está de acuerdo, puede terminar el contrato antes de que el cambio rija, con derecho a exportar sus datos.
| Subencargado | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Amazon Web Services, Inc. | Infraestructura: la base de datos (Aurora PostgreSQL), el almacenamiento de archivos (S3), la ejecución de la aplicación y de los procesos de fondo, y el envío y la recepción de correos (SES). | Estados Unidos (Virginia del Norte); los correos salen desde Brasil (São Paulo). |
| Zoho Corporation | El correo de soporte: lo que el cliente o su equipo nos escriben a contacto@ o soporte@, con lo que adjunten. | Estados Unidos. |
9. Transferencia internacional
Los subencargados tratan los datos fuera de Chile, en los países que indica la lista. Como esos países no han sido declarados todavía con un nivel adecuado de protección por la autoridad chilena, la transferencia se ampara en garantías adecuadas (Ley 21.719, art. 27 letra b): los contratos de tratamiento de datos de cada subencargado, que incorporan cláusulas contractuales tipo, y el cifrado con llaves que controla el Encargado. El Responsable autoriza esas transferencias al aceptar este contrato.
10. Ley aplicable
Este contrato se rige por la ley chilena, en especial la Ley 21.719 de protección de datos personales. En lo que toca al tratamiento de datos personales, prevalece sobre cualquier otra parte de los términos del servicio.